Bearbeitungshinweise
Soweit nach aktueller Rechtslage die ERVVO M-V Anwendung findet, gelten die nachfolgenden Bekanntmachungen.
Im Anwendungsbereich des Bundesrechts und der dieses konkretisierenden ERVV wird auf die Bekanntmachungen zu § 5 ERVV unter www.justiz.de sowie im Bundesanzeiger verwiesen.
1. Einzelheiten des Verfahrens gemäß § 3 Nr. 1 ERVVO M-V
Für eine sichere und nachvollziehbare Kommunikation ist eine einmalige Anmeldung bei der elektronischen Poststelle erforderlich. Diese erfolgt für die zugelassenen Kommunikationswege (z.B. EGVP) bei der Installation der Clientanwendung auf Ihrem Rechner. Bei der Registrierung werden von Ihnen allgemeine personenbezogene Daten erhoben. Diese werden für die Zuordnung der Kommunikationsvorgänge dauerhaft gespeichert.
2. Qualifizierte Zertifikate und elektronische Signaturen gemäß § 3 Nr. 2 ERVVO M-V
Elektronische Dokumente, die einem unterzeichneten Schriftstück gleichstehen, sind mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach Art. 3 Nr. 12 ff. eIDAS-Verordnung i. V. m. dem Vertrauensdienstegesetz (VDG) zu versehen. Das zugehörige qualifizierte Zertifikat muss zum Zeitpunkt der Anbringung der Signatur an dem Dokument gültig gewesen sein.
Es wird angestrebt, möglichst alle relevanten Signaturen durch die Poststelle prüfen und weiter verarbeiten zu können. Das gilt insbesondere für Signaturen, die dem ISIS-MTT-Standard entsprechen.
Grundsätzlich können Signaturen sowohl in einer eigenen Datei neben dem zu signierenden Dokument („detached“) abgelegt werden, als auch selber einen Container um das zu signierende Dokument bilden („enveloping“). Wird die Variante einer eigenen Datei gewählt, so sollen die separate Signaturdatei und die signierte Datei bis auf ihre Endungen den gleichen Dateinamen tragen (diese Variante ist für Einreichungen zum Handelsregister zu wählen).
3. Dateiformate und Versionen gemäß § 3 Nr. 3 ERVVO M-V
Bei der Einreichung sind folgende Formate und Versionen zulässig:
| Dateiformat | Version / Einschränkung |
| Microsoft RTF (Rich Text Format) | Version 1.0 bis 1.6 ohne Erweiterung für Word 2000 |
| Adobe PDF (Portable Document Format) | Version 1.0 bis 1.4 soweit mit Adobe Reader 7.x lesbar |
| XML (Extensible Markup Language) | Versionen 1.0 in Verbindung mit xJustiz Version 3.2 eine zum Dokument gehörende DTD oder Schema-Datei muss zugeordnet sein |
| TIFF (Tag Image File Format) | Version 6 oder niedriger (CCITT/TTS Gruppe 4) |
| Microsoft WORD | keine aktiven Komponenten - Word 97, Word 2000 (Version 8 oder 9), Word XP, Word 2003, Word 2007, Word 2010 oder ISO//EC 29500 |
Die elektronischen Dokumente können auch in komprimierter Form als ZIP-Datei eingereicht werden. Die ZIP-Datei darf jedoch keine anderen ZIP-Dateien und keine Verzeichnisstrukturen enthalten.
Sofern strukturierte Daten übermittelt werden, sollen sie im UNI-CODE-Zeichensatz UTF-8 codiert sein.
4. Bezeichnung der Sendungen und Anlagen gemäß § 3 Nr. 4 ERVVO M-V
Bei der Übermittlung von Dokumenten soll, sofern bekannt, in dem Betreff der Sendung das gerichtliche Aktenzeichen angegeben werden. Bei verfahrensleitenden elektronischen Dokumenten und in den Fällen, in denen das gerichtliche Aktenzeichen sonst noch nicht bekannt sein kann, soll „Neueingang“ angegeben werden.
Um Probleme bei der Weiterverarbeitung auf unterschiedlichen Plattformen zu vermeiden, sollen Dateinamen keine Sonderzeichen enthalten (insbesondere keine Schrägstriche oder Doppelpunkte) und nicht zu lang sein (maximal 60 Zeichen, keine Pfadangaben).
5. Dokumentenanzahl und Volumenbegrenzung gemäß § 3 Nr. 5 ERVVO M-V
Für Sendungen an das Gericht bestehen seitens der Poststellen folgende Beschränkungen:
- Größe einer Nachricht darf maximal 200 MB betragen
- es dürfen maximal 1.000 Dateien an einer Nachricht angehangen werden
6. Angaben zu geeigneten Datenträgern gemäß § 3 Nr. 6 ERVVO M-V
Können Mitteilungen und zugehörige Anlagen nicht online übermittelt werden – z.B. wegen des Überschreitens von Volumenbeschränkungen auf den elektronischen Kommunikationswegen oder wegen anhaltender Störungen auf den Kommunikationswegen – so können die Mitteilungen und ihre Anlagen ersatzweise auf einer CD-ROM oder einer DVD eingereicht werden.
Auf einem Datenträger sollen nur Vorgänge eingereicht werden, die für dasselbe Postfach (denselben Empfänger) bestimmt sind. Enthält ein Datenträger Dateien, die zu mehreren Vorgängen gehören, so sind die zu dem gleichen Vorgang gehörenden auf dem Datenträger jeweils in einem separaten Verzeichnis zu speichern, das als Verzeichnisnamen das Aktenzeichen des zugehörigen Vorgangs oder das Wort „Neueingang“ trägt. Bei mehreren Neueingängen wird eine fortlaufende Nummer ergänzt.
Im Übrigen gelten für die auf einer CD-ROM oder einer DVD eingereichten Daten die gleichen Formvorschriften wie bei der Online-Kommunikation (Dateiformate, Kennzeichnung, Namensgebung, Signaturen pp).
Den Einreichungen zu den Registern soll neben den qualifiziert signierten und sonstigen elektronischen Dokumenten eine Datei beigefügt werden, die zu dem jeweiligen Vorgang strukturierte Daten im XML-Format gemäß XJustiz.Register enthält. Ein solcher Datensatz wird beispielsweise von der Anwendung XNotar der Bundesnotarkammer erzeugt. Abweichend von der Praxis in anderen Verfahrensbereichen soll bei der Neuanmeldung im Registerbereich im Betreff „HRA neu“ oder „HRB neu“ eingetragen werden.
